Scrum è una metodologia di project management: come tale si applica nei momenti di cambiamento, di discontinuità, quando è necessario innovare prodotti, servizi o strutture organizzative.

Sono momenti indispensabili alla crescita d’impresa, ma necessariamente di incertezza sui risultati. Si sa a quali costi diretti ed organizzativi si va incontro, ma non si possono normalmente garantire i miglioramenti. Per di più, una volta terminato il progetto, l’azienda deve passare alla fase di realizzazione delle innovazioni nei quali si scontra con fenomeni di resistenza al cambiamento, di incomprensione, di scoperta di fattori non considerati che richiedono modifiche in corso d’opera.

Ecco quindi che, in molto casi, “la montagna partorisce un topolino” e il risultato è basso rispetto all’investimento compiuto.

Scrum è strutturato per superare questi rischi e generare un ritorno sull’investimento più elevato rispetto a qualsiasi altra metodologia di project management. Grazie al modo con cui seleziona i partecipanti ed organizza il loro lavoro, agisce sui due momenti chiave nella realizzazione del cambiamento:

• svolgimento del progetto
• realizzazione del cambiamento

Migliora il ROI nello svolgimento del progetto

Agisce sulle leve sia dei maggiori ricavi sia della riduzione degli investimenti.

1. Anticipa la produzione di risultati. Data la normale incertezza riguardo il successo nei risultati finali è importante iniziare ad ottenere il più presto possibile, già nelle fasi iniziali di progetto, alcuni primi risultati concreti seppur parziali. Questa produzione anticipata di risultati, e pertanto di valore, costituisce una opportunità per reinvestire e dimostra ai committenti il valore aggiunto del progetto.
Perché ciò accada Scrum consente di:

• comprendere con precisione quali siano gli elementi che costituiscono valore per i clienti e per gli utenti, e assegnare nel Prioritized Product Backlog la più elevata priorità a quelli di maggior valore aggiunto;
• ridurre l'incertezza e tenere costantemente sotto controllo i fattori di rischio che, manifestandosi, possono ridurre il valore. È altresì importante lavorare costantemente a contatto con i committenti del progetto e con tutti coloro che ne traggono interesse, mostrando loro i miglioramenti ottenuti nel prodotto o servizio come risultato di ciascuno Sprint
• produrre risultati (i Deliverables) in base alle priorità legate ai miglioramenti incrementali di prodotto o servizio ottenuti alla fine di ciascuno Sprint così che i clienti possano ottenere i primi vantaggi già nelle fasi iniziali del progetto.

Alcune delle principali differenze tra i risultati di SCRUM basati sul valore e quelli dei metodi tradizionali di project planning sono illustrati nella figura seguente:

2. Riduce gli investimenti. Spesso i costi di un progetto aumentano oltre le previsioni sia perché le squadre di lavoro non hanno idee esattamente chiare sulle attese dei clienti o committenti, sia perché i cambiamenti di mercato o tecnologici che accadono durante lo svolgimento delle attività creano inefficienze o, addirittura, vengono trascurati con grave danno per il risultato finale. Il metodo di lavoro di Scrum evita questi problemi e riduce i costi che ne derivano. Infatti:

• le User Story sono elencate in ordine di priorità, e questo è un modo efficace per seguire gli obiettivi in ciascuna attività o rilascio di prodotto o servizio. L'obiettivo è quello di avere un solo e semplice elenco delle caratteristiche prioritarie, piuttosto che essere distratti da molti schemi delle priorità da raggiungere;
• questo semplice elenco è anche la base per incorporate i cambiamenti necessari per sfruttare meglio le opportunità che si manifestano in corso d'opera o, se necessario, per affrontare i rischi identificati. Tutti i cambiamenti apportati per sfruttare le opportunità o affrontare i rischi vengono elencati in base alla loro importanza e priorità riferita alle User Stories. Di solito i cambiamenti vengono considerati e compensati riducendo caratteristiche che hanno una priorità inferiore. Tra l’altro, con le User Story vengono anche definite le caratteristiche minime per il mercato, chiamate Minimum Marketable Features (MMF) così che già il primo prodotto possa essere lanciato il più presto possibile aumentando così il ROI.

Migliora il ROI nella realizzazione del cambiamento

La resistenza al cambiamento nasce per lo più dallo scarso o nullo coinvolgimento nel corso di un progetto. Chi non è stato parte del processo di innovazione si sente spesso frustrato dalla situazione o minacciato nei propri interessi: ciò è umano ma crea rallentamenti nella esecuzione. Per di più, la conoscenza sull’azienda, sui prodotti e sui mercati spesso è diffusa e composta da mille elementi che, se non vengono considerati in fase di progettazione, richiedono costosi adattamenti in fase di realizzazione oppure riducono il valore dell’innovazione.

Scrum evita queste situazioni creando un ambiente di massima trasparenza e fiducia, che coinvolge tutte le persone coinvolte:

1. i componenti degli Scrum Team vengono selezionati all’inizio del progetto dalle due persone operativamente responsabili dei risultati finali, il Product Owner e lo Scrum Master. Ciò assicura una scelta ponderata, motivata, competente dei partecipanti;
2. gli incontri quotidiani di aggiornamento, i cosiddetti Daily Standup Meeting, favoriscono la trasparenza su ciò che viene svolto e l’aggiornamento continuo di ciascun partecipante sui progressi. Ognuno ha in questo modo la possibilità di conoscere anche il lavoro ed i problemi degli altri team, e portare il proprio contributo di esperienza e conoscenza;
3. Negli Sprint Review Meeting i committenti e tutte le persone coinvolte nella realizzazione del progetto, gli Stakeholder, vengono aggiornate sui progressi e possono intervenire se necessario.

Grazie a questa organizzazione, Scrum garantisce il pieno coinvolgimento di tutte le persone coinvolte con l’argomento da trattare. Ciò si traduce in

• maggior efficacia di realizzazione;
• rapidità di esecuzione;
• riduzione dei costi di adattamento