C’era una volta un Bulldozer, che viveva in un paese lontano lontano, in mezzo alle montagne. Era un gran bel Bulldozer: giovane, giallo, potente, con gomme resistenti e capace di arrampicarsi ovunque. Tutti gli volevano bene, perché risolveva un sacco di problemi: scavava nel terreno, spostava la terra, sollevava massi ed alberi caduti a terra.

Venne poi l’inverno (il primo, per lui) e la neve, abbondante. Ed anche i problemi per Bulldozer. Doveva liberare la strada dalla  neve e con la sua pala la spingeva facilmente: però dopo un po’ la neve formava una montagna davanti a lui che non riusciva più ad avanzare. Allora andò dal meccanico per farsi aumentare la potenza, dare nuove gomme e catene per non scivolare: ma questo migliorò solo di poco la situazione. Non riusciva più a far felici le persone del villaggio perché non liberava la strada, e più tentativi faceva, più il tempo passava e la gente si arrabbiava con lui. Si sentiva inutile. Tornato dal meccanico, spiegò la situazione e si lamentò con lui dei problemi chiedendo nuova potenza. Il meccanico, invece che dargli la potenza, gli diede del sale ed una pala-spazzaneve. Problema risolto.

Poche righe per una “favoletta” ben nota e dove forse ciascuno si può ritrovare perché spesso ognuno di noi è un po’ Bulldozer.

E’ ciò che capita quando ci sentiamo sommersi dai problemi che, come la neve, ci cadono addosso e si accumulano mentre stiamo ancora cercando di risolvere quelli precedenti. Soprattutto si siamo giustamente responsabili del nostro lavoro e orgogliosi di saperlo fare al meglio, talvolta abbassiamo la testa ed affrontiamo di petto la situazione. Risultato: non riusciamo a fare tutto bene e per tempo, entriamo in stress, i “clienti” del nostro lavoro sono insoddisfatti, di conseguenza noi ci accaniamo e ci avvitiamo in un circolo vizioso.

Come fare per evitare questa situazione? Dobbiamo lavorare in due direzioni, organizzativa e personale.

• Organizzazione:
  
  • analizziamo tutti i compiti che dobbiamo svolgere ed ordiniamoli semplicemente a seconda della loro urgenza ed importanza. In questo modo sapremo come affrontarli e da quali conviene partire. E’ un criterio più efficace rispetto a quello cronologico “FIFO” (First In First Out ovvero il primo che arriva è il primo ad uscire) secondo il quale ci occupiamo dei compiti da svolgere in base del momento in cui si sono presentati. Preparare, anche a mano, una tabella con le cose da fare, ordinate sui due assi, aiuta ad affrontare la giornata con maggior focalizzazione;
  • riflettiamo se si tratti di una situazione transitoria oppure di routine. Se rilevassimo che abbiamo un carico di lavoro stabilmente eccessivo, dobbiamo trovare una soluzione definitiva. A seconda della propria posizione nella organizzazione, potremo utilizzare meccanismi di delega, proporre una redistribuzione delle mansioni, chiedere nuove risorse, negoziare il fatto che i compiti meno importanti possano essere ritardati o evitati grazie a nuovi modi di lavoro. Si possono svolgere analisi organizzative sui carichi di lavoro che evidenzino quali attività impegnino maggiormente le persone, quali di esse siano di maggior valore e quali invece possano essere risolte in modo diverso;
  • troviamo nuove soluzioni. Se il modo attuale di lavorare non funziona, cerchiamo nuovi strumenti o processi di lavoro che migliorino l’efficienza (rapporto tra sforzo e risultato) delle nostre attività. Il nostro amico Bulldozer ha modificato sia lo strumento spostando la neve di lato anziché spingerla sempre avanti, sia il processo di lavoro spargendo sale sulla strada alle prime avvisaglie di maltempo. Cosa possiamo fare noi nella nostra realtà quotidiana?
• Personale:
  
  • ciò che conta è il risultato. Sia che lavoriamo per noi stessi, sia che lo facciamo per qualcun altro, non è lo sforzo a dare misura dei nostri meriti ma i risultati ottenuti. Entrare in stress e non ottenere risultati è cosa sciocca ed inutile;
  • nessuno è insostituibile, altri riusciranno a fare le cose sostanzialmente bene come noi, se gliene diamo l’occasione ed un minimo di tempo per imparare. Delegare è un modo non solo per far crescere gli altri ma anche per crescere noi stessi;
  • chiediamo soccorso prima di annegare. Segnalare la difficoltà, proponendo soluzioni oppure chiedendo ad esperti è segno di lungimiranza. Il tempo speso in questi consulti è solo temporaneamente sottratto ai lavori urgenti, perché viene rapidamente recuperato grazie al loro contributi. Inoltre, coinvolgere nei tempi e modi dovuti anche i clienti ed i fornitori coinvolti aiuta spesso a trovare soluzioni efficaci;
  • teniamo alta la testa, così da avere tempo per riflettere, ragionare, trovare soluzioni ai problemi. Affrontare impegni ed urgenze con tutta la velocità richiesta non significa restare un po’ “distaccati” dalla situazione, osservandola e cercando di capire se stiamo agendo al meglio o possiamo modificare qualcosa;
  • dedichiamo del tempo a noi stessi. E’ condizione indispensabile, una vera e propria regola di sopravvivenza. A maggior ragione se siamo sopraffatti dai mille impegni quotidiani, dobbiamo recuperare energie e serenità. Possiamo scegliere: alcune, brevi pause di relax durante il giorno oppure una lunga fase di riposo forzato se il lavoro non svolto o il nostro fisico ci impongono di smettere. Troviamo il tempo da dedicare non solo alla nostra famiglia ma anche a noi stessi con i nostri hobby, sport, passioni. Meditiamo: la pratica della Mindfulness si sta dimostrando eccezionale a questo scopo.

Queste considerazioni nascono dalla esperienza personale e professionale: da un lato anche io sono, come tutti, talvolta un po’ Bulldozer. Dall’altro da anni la nostra società interviene in qualità di consulente e/o di coach a fianco di organizzazioni ed individui che vogliono meglio gestire i carichi di lavoro, a tutto vantaggio della produttività, del benessere e dei risultati aziendali e personali. Alcuni interventi come Sestante o  La Squadra Efficace puntano proprio al miglioramento dei risultati attraverso le persone, e toccano spesso temi e situazioni da…. Bulldozer!

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