Come realizzare gli interessi di tutte le parti coinvolte nello sviluppo di un progetto? Quelli dell’azienda che deve raggiungere obiettivi economici, quelli dei clienti e degli utilizzatori che devono ricavare maggior valore dall’utilizzo del nuovo prodotto o servizio, quelli delle persone che lavorano nel progetto e devono avere indicazioni chiare e strumenti efficaci di lavoro. Spesso anche quelli delle comunità esterne all’azienda ma che in qualche modo ne godono/subiscono l’impatto.

In un progetto, tutti questi portatori di interessi sono “clienti”, che vogliono vedere soddisfare le proprie esigenze.

Solo una organizzazione adeguata dei lavori e dei ruoli può produrre il massimo risultato.

Scrum è una delle metodologie Agile più diffuse. E’ adattiva, iterativa, rapida, flessibile ed efficace concepita per produrre alto valore velocemente e via via nel corso del progetto.

Uno dei suoi principali punti di forza è l’impiego di gruppi multi-funzionali, auto-organizzati e dotati di deleghe ad agire che dividono il proprio lavoro in cicli brevi, intensi e concentrati chiamati Sprint.

Il ciclo di un progetto Scrum parte con una riunione chiamata Stakeholder Meeting,  che raggruppa tutte le persone coinvolte e che hanno interesse nelle attività e risultati del progetto: in questa riunione di definisce la Project Vision, cioè la verbalizzazione di ciò che deve realizzare il progetto.

A questo punto il responsabile di progetto, chiamato Product Owner, elabora il documento detto Prioritized Product Backlog che contiene l’elenco per priorità delle specifiche di business e di progetto che devono essere rispettate, scritte in modo molto chiaro sotto la forma di User Story.

Tutti gli Sprint iniziano con una riunione chiamata Sprint Planning Meeting durante il quale si valutano quali siano le User Story di elevata priorità che devono essere incluse nello Sprint, a seguito del quale queste User Story si sviluppano e diventano i risultati finali o intermedi.

Scrum non è una tecnica tradizionale a cascata, ma un framework Agile che mette in discussione i ruoli tradizionali. La matrice Organizational Resource Matrix è una rappresentazione gerarchica della combinazione di due strutture organizzative: una funzionale e l’altra per progetti.

Le organizzazioni a matrice fanno lavorare assieme nei progetti persone provenienti da diverse aree funzionali quali IT, finanza, marketing, vendite, produzione ed altri reparti, formando squadre di lavoro multi-funzionali. Ai manager, sviluppatori, collaudatori vengono assegnati i ruoli di Product Owner, Scrum Master e Development Team (o Scrum Team).

La Skills Requirement Matrix, altrimenti detta il quadro delle competenze, è utilizzata per definire le necessità di miglioramento delle competenze dei componenti il team di progetto. Essi infatti potrebbero non avere tutte le conoscenze o competenze necessarie a lavorare in ambito Scrum. E’ compito del Product Owner valutare il fabbisogno formativo dei potenziali componenti le squadre di progetto e favorire la formazione adeguata a superare le loro lacune. E’ normalmente responsabilità del Product Owner valutare e selezionare i componenti del team, sebbene spesso lo faccia consultandosi con lo Scrum Master che può avere conoscenza ed esperienza lavorativa diretta con le persone.

Non solo lo Scrum Team, anche il Product Owner deve essere formato adeguatamente. Questo ruolo è infatti il collegamento tra gli obiettivi ed i risultati. Più è capace di comprendere gli obiettivi, migliori saranno i risultati. Il Product Owner dovrebbe ricevere formazione specifica sul proprio ruolo e responsabilità e su come trattare i vari imprevisti e cambiamenti nelle richieste. Dovrebbe inoltre essere addestrato sulle tecniche di comunicazione efficace e di analisi approfondita per comprendere le specifiche da soddisfare tramite il progetto. Grazie a queste competenze potrà lavorare al meglio per comprendere e soddisfare i bisogni dei clienti.

Il Product Owner è il rappresentante dei vari portatori di interesse dello Scrum Team ed è la persona responsabile di massimizzare il valore economico del progetto. Ha il compito di articolare le richieste dei clienti e mantenere la convenienza economica del progetto. In questo modo il Product Owner  garantisce la comunicazione chiara allo Scrum Team delle richieste funzionali del prodotto o servizio, definisce i Criteri di Accettazione e garantisce che questi ultimi vengano rispettati. In altre parole, il Product Owner è responsabile del fatto che lo Scrum team produca valore. Deve sempre mantenere una doppia visione: deve capire e sostenere le necessità ed interessi di tutti gli Stakeholder, ed al contempo deve capire le necessità e i problemi del lavoro dello Scrum Team.

Dato che deve capire le richieste e priorità degli Stakeholder, tra i quali clienti ed utilizzatori, questo ruolo è spesso definito come la Voce del Cliente.

Abbiamo lavorato spesso nelle aziende affiancandole nel gestire al meglio queste tematiche ed insegnando ai loro manager a lavorare efficacemente nei progetti.

Abbiamo un programma di formazione e-learning su Scrum, ed anche in modalità blended (Scrum-Mania) che eroghiamo sia alle aziende sia ai singoli professionisti del project management che desiderano migliorarsi e certificarsi. Scaricate, se volete, le brochure per maggiori informazioni.

Ci farà piacere confrontarci con voi su questi argomenti per capire come contribuire a migliorare i vostri risultati.

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