La capacità di lavorare “per priorità” è una dote fondamentale per gestire situazioni complesse. 

È estremamente utile nella vita sia privata sia professionale, e richiede una certa razionalità e lucidità: certe tecniche possono aiutare in modo importante le scelte (private o manageriali) del singolo. Ad esempio, il cosiddetto approccio di Eisenhower (così detto a seguito di un discorso tenuto nel 1954 dall’ex presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower alla Seconda Assemblea del World Council of Churches) invita a suddividere i problemi in base alla loro urgenza ed alla loro importanza, assegnando a ciascuno la priorità in base a queste caratteristiche.

Cosa succede quando ci troviamo a gestire attività più complesse, con un numero anche elevato di interdipendenze: come applichiamo in altre parole il concetto di priorità alla gestione di progetti? 

Guardiamo a come la gestione delle priorità viene trattata nel framework Scrum, l’approccio che si sta dimostrando più efficace nell’ambito del project management.

Il framework Scrum è guidato dall'obiettivo di offrire il massimo valore aziendale in un arco di tempo minimo. Uno degli strumenti più efficaci per offrire il massimo valore nel minor tempo possibile è la definizione delle priorità.

Il processo di definizione delle priorità può essere descritto come "stabilire l'ordine e la separazione di ciò che deve essere fatto ora, da ciò che deve essere fatto in seguito".

Il concetto di definizione delle priorità non è nuovo per la gestione dei progetti. Il modello tradizionale di gestione del progetto “Waterfall”, ovvero a cascata, prevede di utilizzare più strumenti di definizione delle priorità delle attività. 

La definizione delle priorità è parte integrante del ruolo del Project Manager, perché ci sono alcune attività che devono essere eseguite al momento opportuno per accelerare il processo di sviluppo e raggiungere gli obiettivi del progetto.

Alcune delle tecniche tradizionali di assegnazione delle priorità alle attività includono l'impostazione delle scadenze per le attività delegate e l'utilizzo di matrici di priorità. 

Scrum utilizza la prioritizzazione basata sul valore come uno dei principi fondamentali che guidano la struttura e la funzionalità dell'intero framework: aiuta infatti i progetti a trarre vantaggio dall'adattabilità e dallo sviluppo iterativo del prodotto o del servizio.

Più nello specifico, Scrum mira infatti a fornire al cliente un prodotto o un servizio prezioso in modo tempestivo e continuo. La definizione delle priorità viene effettuata dal Product Owner⁽¹⁾ quando dà la priorità alle User Story ⁽¹⁾ nel Prioritized Product Backlog⁽¹⁾. Il Prioritized Product Backlog⁽¹⁾  contiene un elenco di tutti i requisiti necessari per realizzare il progetto.

Una volta che il Product Owner⁽¹⁾ ha ricevuto i requisiti aziendali dal cliente e li ha scritti sotto forma di User Story ⁽¹⁾ utilizzabili, lavora con il cliente e lo sponsor per comprendere quali requisiti aziendali forniscono il massimo valore aziendale.

Il Product Owner⁽¹⁾ deve comprendere ciò che il cliente desidera ed a cui dà valore, al fine di organizzare Prioritized Product Backlog Items⁽¹⁾  (User Story⁽¹⁾) per importanza relativa.

La definizione delle priorità porta a risultati che soddisfano le esigenze del cliente con l'obiettivo di offrire il massimo valore aziendale nel minor tempo possibile.

Questo articolo è tratto da un contributo apparso sul sito di SCRUMstudy, organizzazione internazionale di accreditazione per le certificazioni su SCRUM.

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(1) = Terminologia del Framework Scrum, che preferiamo non tradurre